Le dispositif de contrôle interne en place dans notre groupe a pour but de veiller à ce que le comportement de nos collaborateurs s’inscrive dans le cadre des lois et règlements, des normes et principes de notre groupe afin d’éviter tout risque d’erreur ou de fraude.
Thermador Groupe détient la totalité du capital de ses filiales à l’exception d’Axelair (détenue à 99,997 %) et est présente (ainsi que ses principaux dirigeants) aux Conseils d’Administration des filiales ou en tant que Présidente des SAS. Thermador Groupe définit et met en oeuvre la stratégie de développement du groupe et assure la coordination des différentes activités.
Thermador Groupe identifie les risques et en fait la prévention en veillant à l’application de règles et procédures uniformes sur les questions comptables, sociales, juridiques, fiscales et informatiques.
La gestion et la sécurité des systèmes d’information sont également pilotées au niveau de Thermador Groupe. Les sociétés historiques du groupe utilisent le même système informatique (ACE de la société AUREA). Mecafer et Domac utilisent BCE de Microsoft, Thermacome SAP by Design, Distrilabo Sigest et DPI Sage. La recherche d’une plus grande efficacité nous conduit à harmoniser les ERP utilisés afin de simplifier les flux intragroupes et l’intégration des données dans le logiciel de consolidation des comptes.
L’élaboration des comptes consolidés se fait en interne. Leur établissement est facilité par une structure juridique simple, des correspondances entre les plans de comptes, des flux intra-groupes isolés et des principes d’arrêtés de comptes partagés. La mise en place d'arrêté de comptes intermédiaires permet également une meilleure anticipation des points de clôture requérant une décision commune des directions de filiales et de la direction générale du Groupe.
Chaque filiale comprend une direction générale, une direction administrative, une direction commerciale et une direction des achats : elle est autonome pour définir et mettre en œuvre sa stratégie dans le respect des règles définies au niveau du groupe. Seuls le D.G. et la Directrice Administrative disposent de la signature sur les comptes en banque.
La tenue de réunions transversales auxquelles participent les personnes occupant le même poste dans les différentes filiales permet de mettre en commun les expériences, partager les bonnes pratiques et de valider la bonne application des procédures.
Des inventaires physiques fréquents, complets ou tournants, permettent de détecter les écarts et de vérifier l’efficacité des procédures.
Chaque filiale est dotée d’une équipe comptable placée sous la responsabilité de la direction administrative. Ces équipes transmettent mensuellement à la direction du groupe : une situation prévisionnelle de leur trésorerie, une balance âgée des créances clients, le montant de leur stock, un recoupement entre la marge statistique et la marge brute comptable et un compte de résultat avant impôt. Un comparatif par rapport aux budgets élaborés en début d’année et aux chiffres de l’année précédente permet une analyse mensuelle.
Chaque semestre, les filiales établissent un arrêté des comptes selon le référentiel et le procédé d’arrêté des comptes commun. Ces éléments sont ensuite revus par les Commissaires aux Comptes et transmis à l’équipe de consolidation de Thermador Groupe qui s’assure de la cohérence des remontées d’information avant agrégation des résultats et écritures de consolidation. Les états financiers annuels et semestriels sont présentés au comité d’audit et arrêtés par le Conseil d’Administration.
Conformément à la loi Sapin 2, nous avons ouvert en 2017 une boîte mail pour que d’éventuels lanceurs d’alertes puissent s’exprimer en français ou en néerlandais.
Nous avons nommé deux référents éthiques qui répondront aux questions des salariés et s’assureront du déploiement du dispositif général et de la confidentialité des informations recueillies. Nous avons également nommé les trois membres du comité éthique en charge de traiter les alertes en protégeant la confidentialité des parties prenantes, adopté le code de bonne conduite « Middlenext » maintenant disponible sur le site Internet du groupe Thermador, ainsi que la convention des Nations Unies qui traite de ce sujet.
Dès 2019, nous avons créé un groupe de travail anticorruption qui a réalisé les actions suivantes :
✣ La mise à jour de nos conditions générales d’achats et nos conditions générales de ventes.
✣ Le déploiement du code de conduite auprès des filiales (directions administratives, commerciales et achatsmarketing, nos C.S.E., circularisation des fournisseurs, communication dans la gazette interne, rajout d’une mention dans le livret d’accueil).
✣ La modification des règlements intérieurs.
✣ La mise à jour du site web de Thermador Groupe avec la mise en ligne de notre code de conduite dans les langues parlées de nos fournisseurs et clients.
✣ La sensibilisation en réunion générale auprès de nos salariés.
✣ La formation au dispositif anticorruption pour les salariés exposés.
✣ Le déploiement d’un outil d’e-learning pour nos salariés nonexposés.
✣ La révision régulière de notre cartographie des risques.
✣ La mise en place d’une politique cadeaux et invitations.
✣ La mise en œuvre de notre politique dons et mécénat.
✣ La mise en place et déploiement d’une charte achats responsables à l’attention de nos fournisseurs d’achats marchandises et de frais généraux.
Au cours de l’exercice, Thermador Groupe a poursuivi la mise en œuvre et le déploiement de sa conformité au règlement général sur la protection des données (R.G.P.D.).
Un premier audit mené par un prestataire externe en 2018 dès l’entrée en vigueur du R.G.P.D. avait permis d’établir une cartographie des activités de traitement et les actions prioritaires à mener. Toujours en 2018, une campagne de sensibilisation a été menée avec notamment des sessions de 2 heures de formation dispensées à une cinquantaine de personnes (membres des directions des filiales et responsables de services) sur le R.G.P.D. et les bonnes pratiques de la gestion des données personnelles. Cinq autres personnes de Thermador Groupe et des filiales les plus indépendantes sur les systèmes d’information ont également suivi une formation de 3 jours pour devenir D.P.O. ou D.P.O. délégué.
L’année 2019 a été consacrée à la formalisation de cette conformité R.G.P.D. : mise à jour des conditions générales de vente, mise en ligne de notre politique de protection des données, élaboration des mentions d’information et surtout à la rédaction d’un registre des traitements types en cours de déploiement dans chaque filiale. La mise à jour et l’adaptation du registre dans les filiales au cours des années 2020 et 2021 ont aussi été l’occasion de repenser et d’optimiser les processus existants en adoptant de meilleures pratiques en matière de collecte, de conservation et d’accès aux données.
En 2023, notre D.P.O. a poursuivi son accompagnement de nos filiales. 13 demandes lui ont été faites qui ont donné lieu à la rédaction de notes internes.
Les procédures décrites ci-dessus, approuvées par le Conseil d’Administration du 28 février 2024, ont démontré jusqu’alors leur efficacité.
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