Contrôle interne, facteurs de risques et assurances

La gestion et la sécurité des systèmes d’information sont également pilotées au niveau de Thermador Groupe. Les sociétés historiques du groupe utilisent le même système informatique (ACE de la société AUREA). Mecafer et Domac utilisent Navision de Microsoft, FGinox Gold de BG Partners, les Ets E. Rousseau XA Essentials d’INFOR, Thermacome SAP by Design et Distrilabo Sigest.
La recherche d’une plus grande efficacité nous conduit à harmoniser les ERP utilisés afin de simplifier les flux intragroupes et l’intégration des données dans le logiciel de consolidation des comptes.

L’élaboration des comptes consolidés se fait en interne. Leur établissement est facilité par une structure juridique simple, des correspondances entre les plans de comptes, des flux intragroupes isolés et des principes d’arrêtés de comptes partagés.

La tenue de réunions transversales auxquelles participent les personnes occupant le même poste dans les différentes filiales permet de mettre en commun les expériences, partager les bonnes pratiques et de valider la bonne application des procédures.
Des inventaires physiques fréquents, complets ou tournants, permettent de détecter les écarts et de vérifier l’efficacité des procédures.

Chaque semestre, les filiales établissent un arrêté des comptes selon le référentiel et le procédé d’arrêté des comptes commun. Ces éléments sont ensuite revus par les Commissaires aux Comptes et transmis à l’équipe de consolidation de Thermador Groupe qui s’assure de la cohérence des remontées d’information avant agrégation des résultats et écritures de consolidation. Les états financiers annuels et semestriels sont présentés au comité d’audit et arrêtés par le Conseil d’Administration.

Nous avons également nommé les trois membres du comité éthique en charge de traiter les alertes en protégeant la confidentialité des parties prenantes, adopté le code de bonne conduite « Middlenext » maintenant disponible sur le site Internet du groupe Thermador, ainsi que la convention des Nations Unies qui traite de ce sujet.

En 2019, nous avons créé un groupe de travail anticorruption qui a réalisé les actions suivantes  :

• La mise à jour de nos conditions générales d’achats et nos conditions générales de ventes.
• Le déploiement du code de conduite auprès des filiales (directions administratives, commerciales et achats-marketing, nos C.S.E., circularisation des fournisseurs, communication dans la gazette interne, rajout d’une mention dans le livret d’accueil).
• La modification des règlements intérieurs.
• La mise à jour du site web de Thermador Groupe avec la mise en ligne de notre code de conduite dans les langues parlées de nos fournisseurs et clients.
• La sensibilisation en réunion générale auprès de nos salariés.
• La formation au dispositif anticorruption pour 40 personnes en mars 2019 et 53 personnes en septembre 2019.
• Le travail sur la mise en place d’un outil d’e-learning pour nos salariés actuels et nos nouveaux embauchés.
• La rédaction de notre cartographie des risques.
• La mise en place d’une politique cadeaux et invitations.
• La mise en œuvre de notre politique dons et mécénat.

Au cours de l’exercice, Thermador Groupe a poursuivi la mise en oeuvre et le déploiement de sa  conformité au règlement général sur la protection des données (R.G.P.D.).

Un premier audit mené par un prestataire externe en 2018 dès l’entrée en vigueur du R.G.P.D. avait permis d’établir une cartographie des activités de traitement et les actions prioritaires à mener. Toujours en 2018, une campagne de sensibilisation a été menée avec notamment des sessions de 2 heures de formation dispensées à une cinquantaine de personnes (membres des directions des filiales et responsables de services) sur le R.G.P.D. et les bonnes pratiques de la gestion des données personnelles. Cinq autres personnes de Thermador Groupe et des filiales les plus indépendantes sur les systèmes d’information ont également suivi une formation de 3 jours pour devenir D.P.O. ou D.P.O. délégué. L’année 2019 a été consacrée à la formalisation de cette conformité R.G.P.D. : mise à jour des conditions générales de vente, mise en ligne de notre politique de protection des données, élaboration des mentions d’information et surtout à la rédaction d’un registre des traitements types en cours de déploiement dans chaque filiale. La mise à jour et l’adaptation du registre dans les filiales au cours des années 2020 et 2021 ont aussi été l’occasion de repenser et d’optimiser les processus existants en adoptant de meilleures pratiques en matière de collecte, de conservation et d’accès aux données. En 2021, notre D.P.O. a poursuivi son accompagnement de nos filiales. 19 demandes lui ont été faites qui ont donné lieu à la rédaction de notes internes.